Élément de gestion clé pour assurer la bonne marche de votre entreprise, la gestion des stocks est l’un des piliers permettant de satisfaire au mieux vos besoins en production et par conséquent les besoins de vos clients.

Encore en 2023, les outils de prédilection pour les entreprises dans le cadre de la gestion de tout ou partie de leurs stocks ainsi que dans l’analyse des données sont des ERP, des logiciels d’entreprise divers ou encore Excel.

Malgré l'évolution du marché, l'accroissement de la concurrence et l'augmentation des besoins en matière d'efficacité opérationnelle ainsi que l'émergence d’alternatives plus modernes, ces outils font toujours partie de la panoplie utilisée en gestion des stocks.

Pourquoi ?

Car lorsque l’on a investi des sommes importantes dans un ERP ou à l’inverse en privilégiant une option gratuite (type Excel), on se demande “pourquoi investir dans une application dédiée à la gestion des stocks ?”

En réalité c’est une question qui mérite d’être posée et qui ouvre une vraie réflexion sur la manière dont sont gérés vos stocks.

Alors, pourquoi est-il temps de digitaliser à 100% sa gestion de stocks ? Et comment ?
C’est ce que nous allons voir au travers de l’évolution d’une gestion des stocks sur Excel vers une application digitale dédiée.

Les défis de la gestion de stocks avec Excel

Limitations fonctionnelles

Excel est un outil puissant pour traiter et analyser des données, mais il présente certaines lacunes. En effet, les fonctionnalités d'Excel sont essentiellement basées sur des formules simples et ne sont pas adaptées pour gérer des processus plus complexes tels que : 

• la traçabilité des produits ;
• la gestion instantanée des entrées/sorties ;
• le suivi des fournisseurs ;
• l'analyse des tendances.

Ces éléments sont pourtant essentiels dans la plupart des industries pour assurer une gestion des stocks optimale et en tirer le plein potentiel.

Erreurs humaines

Lorsqu'on utilise Excel pour gérer les stocks, il est inévitable que des erreurs humaines surviennent, telles que des saisies erronées ou la suppression accidentelle de données cruciales. Ces erreurs peuvent nuire à la précision et à la fiabilité des données de stocks, ce qui peut entraîner des problèmes d'inventaire et une mauvaise prise de décision.

Bien sûr, l’erreur humaine est toujours présente peu importe la solution employée. Cependant parmi les solutions à notre portée, Excel apparaît comme l’outil le moins fiable dans ce domaine.

Collaboration et partage

Un tableur n'est pas un outil conçu pour la collaboration en temps réel bien qu’il soit possible de travailler à plusieurs sur un fichier.

Le partage des informations liées aux stocks entre les membres de l'équipe et les différents départements d'une entreprise s’en trouve alors particulièrement compliqué. De plus, les fichiers Excel ont tendance à être volumineux, ce qui rend leur partage par e-mail ou via des plateformes de collaboration en ligne difficile. Cette situation peut entraîner des retards dans la mise à jour des informations, des incohérences ainsi qu’une mauvaise visibilité dans les données de stocks.

Mobilité

En termes de mobilité, l'outil de Microsoft ne fait guère mieux : que ce soit en atelier ou à l'extérieur, accéder à votre fichier n’est pas chose aisée notamment sur smartphone en raison du manque de lisibilité des interfaces.

Accessibilité

A l’inverse d’Excel, l'un des principaux avantages d'une application digitale pour la gestion de stocks est l'accessibilité qu'elle offre. Vous pouvez consulter vos données de stocks à tout moment et en tout lieu, à partir de n'importe quel appareil connecté. Une flexibilité qui facilite la collaboration entre les membres de votre équipe et leur permet de prendre des décisions éclairées, même lorsqu'ils sont en déplacement ou travaillent à distance.

Automatisation

Les applications digitales de gestion de stocks offrent des fonctionnalités d'automatisation avancées, telles que : 

• la mise à jour automatique des niveaux de stocks ;
• la valorisation des stocks en temps réel ;
• la génération de rapports périodiques ;
• la création d'alertes en cas de rupture de stocks ou de surstocks.

Autant de fonctionnalités qui permettent de gagner du temps, d'accroître l'efficacité opérationnelle et de réduire les erreurs humaines.

Intégration

L'intégration est un autre atout majeur des applications digitales de gestion de stocks. En se connectant à d'autres systèmes et logiciels utilisés par votre entreprise, tels que les ERP, il est alors possible de synchroniser vos données avec le reste de votre entreprise. Cette intégration permet d'éliminer les doublons de données et d'améliorer la précision et l'efficacité de votre gestion de stocks.

Mises à jour en temps réel

Les applications digitales permettent des mises à jour en temps réel de vos données de stocks, garantissant ainsi leur actualité et leur précision. Une fonctionnalité qui vous permet de réagir rapidement aux changements, optimisant ainsi la gestion de vos stocks et la performance de votre entreprise.

Analyses et rapports

Enfin, les applications ou logiciels de gestion de stocks offrent des outils d'analyse et de reporting avancés, tels que des tableaux de bord personnalisables, des rapports détaillés voire même des analyses prédictives. Ces fonctionnalités vous aident à identifier les tendances, à surveiller les performances de votre entreprise et à prendre des décisions plus éclairées. 

Si vous y tenez, vous pourrez tout de même exporter vos données vers un tableur (notamment via l’export de données au format .csv). 

Comment choisir la meilleure application digitale pour votre entreprise ?

Vous décidez de franchir le pas et envisagez de remplacer votre tableur par une application ? Nous vous donnons quelques éléments clés pour guider votre choix.

Compatibilité

Si vous possédez déjà un logiciel de gestion de votre entreprise, tel qu’un ERP, il vous faudra lors de la sélection d'une application digitale pour la gestion de stocks, s'assurer qu'elle est compatible avec les systèmes en place.
Cette compatibilité facilitera l'intégration et la transition vers la nouvelle solution, permettant ainsi à votre entreprise de continuer à fonctionner sans accroc pendant le processus de changement.

Personnalisation

Il est également important de choisir une application digitale qui offre des options de personnalisation pour s'adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise et de votre secteur d'activité.

Attention : la solution n’a pas besoin d’être faite sur mesure mais devra par exemple vous permettre d’adapter l’interface à votre vocabulaire métier ou encore de créer des documents personnalisés.

Cela vous permettra de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités et de gérer votre inventaire de manière plus efficace et précise.

Tarification

La tarification est un autre facteur crucial à prendre en compte lors du choix d'une application digitale pour la gestion de stocks. Comparez les options de tarification des différentes solutions disponibles sur le marché et choisissez celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise.
Payer cher, comme dans beaucoup d’autres domaines, n’est pas un gage de qualité. Pour une transition sans prise de risque il sera plus juste de privilégier une solution sous forme d’abonnement sans engagement.
N'oubliez également pas de tenir compte des coûts supplémentaires, tels que les frais d'installation, de formation et de support, qui pourraient affecter le coût total de la solution.

Support

Enfin, optez pour une application digitale qui offre un support client réactif et de qualité. Un bon support vous aidera à résoudre rapidement les problèmes éventuels et à tirer le meilleur parti de votre investissement dans la solution digitale. Vérifiez les avis des clients et les témoignages pour avoir une idée du niveau de service offert par l'entreprise fournissant l'application.

En tenant compte des facteurs de compatibilité, de personnalisation, de tarification ainsi que de support vous serez en mesure d’orienter votre choix de la meilleure application digitale pour la gestion de stocks de votre entreprise.

En évaluant soigneusement ces facteurs, vous serez en mesure de sélectionner une solution qui répondra aux besoins de votre entreprise et vous aidera à optimiser vos stocks et votre chaîne d'approvisionnement.

Plus concrètement, que permet une application de gestion de stocks ?

Pour illustrer la réponse à cette question, nous vous avons listé les fonctionnalités clés.

• Suivi des stocks en temps réel : ce qui assure une gestion précise et à jour des niveaux d'inventaire et facilite la prise de décisions.
• Traçabilité des produits et des fournisseurs : permet de suivre l'ensemble du cycle de vie des produits, depuis leur entrée dans l'entrepôt jusqu'à leur usage en production.
• Rapports et analyses avancées :  permettent aux entreprises d'identifier les tendances, d'analyser les performances et de prendre des décisions basées sur des données pour optimiser leur gestion de stocks.
• Intégration avec d'autres systèmes et logiciels : afin de s’intégrer facilement avec les autres systèmes et logiciels utilisés par votre entreprise, tels que votre ERP, pour une gestion optimisée et unifiée de vos opérations.
• Automatisation des processus : tels que la mise à jour des niveaux de stocks, la génération de rapports et la création d'alertes pour les ruptures de stocks ou les surstocks, réduisant ainsi les erreurs humaines et améliorant l'efficacité globale.

Comment passer de l'Excel à une application digitale

Nous avons évoqué les raisons de passer de votre tableur Excel à une application de gestion de stocks, passé en revue les fonctionnalités et identifié les points dont vous devez tenir compte lors du choix.
Voyons maintenant, en 5 étapes, ce qui vous attend ensuite.

Etape 1 : Évaluation des besoins

La première étape pour passer de l'Excel à une application digitale consiste à identifier les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de gestion de stocks et à évaluer les fonctionnalités et les intégrations dont vous avez besoin. Cela vous aidera à choisir l'application digitale la mieux adaptée à votre entreprise et à ses objectifs.

Etape 2 : Recherche et sélection

Une fois que vous avez déterminé vos besoins, effectuez des recherches approfondies sur les différentes applications digitales disponibles sur le marché. Comparez leurs fonctionnalités, leur compatibilité, leur tarification et leur support client pour trouver la solution qui répond le mieux à vos attentes. N'hésitez pas à demander des démonstrations et des essais gratuits pour mieux comprendre le fonctionnement de chaque solution et évaluer leur adéquation avec vos processus actuels.

Etape 3 : Formation et adoption

Lorsque vous avez choisi une application digitale, il est essentiel d'organiser des formations pour votre équipe afin qu'elle comprenne comment utiliser la nouvelle solution et ses fonctionnalités. Assurez-vous que vos employés sont à l'aise avec l'application et qu'ils l'adoptent dans leurs processus de travail quotidiens. Un accompagnement et un soutien continu sont essentiels pour garantir une transition réussie et une adoption rapide.

Etape 4 : Migration des données

La migration de vos données de stocks de l'Excel vers l'application digitale est une étape cruciale du processus. Planifiez soigneusement cette migration, qui peut impliquer d'exporter vos données existantes vers un format compatible avec la nouvelle solution, de les nettoyer et de les importer dans l'application digitale. Veillez à effectuer des tests et des vérifications pour vous assurer que vos données ont été transférées avec précision et qu'aucune information importante n'a été perdue.

Etape 5 : Optimisation continue

Après avoir mis en place l'application digitale, il est important de continuer à surveiller et à optimiser vos processus de gestion de stocks. Utilisez les outils d'analyse et de reporting pour identifier les domaines d'amélioration et mettre en œuvre des stratégies pour améliorer l'efficacité et la rentabilité de votre gestion de stocks. En ajustant régulièrement vos processus et en tirant parti des fonctionnalités avancées de votre application digitale, votre entreprise pourra bénéficier d'une gestion de stocks plus efficace et précise, ce qui se traduira par une meilleure performance globale.

Conclusion

En résumé nous constatons que les applications digitales apportent des réponses efficaces aux problèmes lié à une gestion sur tableur. 

En effet, voici les défis auxquels sont confrontés les utilisateurs d'Excel : 

• limitations fonctionnelles ;
• erreurs humaines ;
• problèmes de collaboration ; 
• mobilité limitée.

A l'inverse, les applications digitales permettent d’accéder à des solutions : 

• accessibilité ;
• automatisation ;
• intégration ;
• mises à jour en temps réel ; 
• analyses et rapports.

L'adoption d'une application digitale pour la gestion de stocks est un pas vers une entreprise plus efficace et plus éclairée. Laissez Excel derrière et découvrez les avantages d'une gestion de stocks numérisée.